De meeste bedrijven: “We zijn toe aan een nieuw ERP, dus we schrijven een aantal vereisten op, nodigen een paar software leveranciers uit voor een demo en dan maken we een keuze.”
Een gevaarlijke keuze als je je business processen niet of onvoldoende aftoetst aan die software.
😫 Je krijgt een budget gepresenteerd dat gebaseerd is op de halve waarheid, dus dat zal er ook wel naast zijn.
😫 Je komt tot grote verrassingen bij de implementatie, zoals gaps in de functionaliteit van de software, processen die niet goed lopen, …
😫 Je verzeilt in maatwerk in de hoop alles recht te trekken.
😫 Je project loopt uit in tijd en budget, het doel wordt plots moeilijk bereikbaar.
😫 …
Start beter met een envisioning fase en kijk naar de noden van de verschillende afdelingen binnen je bedrijf.
Wij hebben daar een methodiek voor waarbij we een lijst van standaard business processen tegen het bedrijf houden.
Daarbij doorlopen we elke afdeling en bekijken we welke processen relevant zijn. En als ze relevant zijn, geven we ze een bepaalde weging. Want sommige zijn super belangrijk terwijl je andere gewoon aan boord moet hebben.
Eens we dat in kaart hebben, kunnen we de verschillende aanbieders bekijken en hen scoren aan de hand van wat ze tegenover dat eisenpakket kunnen zetten.
En eens we dat weten, kunnen we een demo vragen om een aantal dingen te tonen.
Zo kan je al een goeie selectie beginnen te maken en houd je van je longlist een shortlist over.
Vervolgens kan je scenario’s beginnen uitwerken die je een keer wil zien in de software (dan wordt een demo wel belangrijk 😊) zodat je ook een idee krijgt van de look & feel.
En als je dat hebt, dan ga je een stap verder en kom je bij potentiële partners, hun voorstellen en budgetten, hun robuustheid, de tijd die ze nodig hebben om te implementeren enz.
Dat is dus een heel proces. Veel meer dan zomaar even wat vereisten opschrijven, een paar demo’s zien en je dan daarop baseren.
Cruciaal is de lijst met business processen. ✌