Uiterlijk vanaf 1 januari 2026 zijn bedrijven verplicht om onderling niet langer “op papier” maar elektronisch te factureren. Deze verplichting geldt dus enkel voor transacties in de B2B sfeer, facturen aan particulieren zullen nog steeds “op papier” moeten gebeuren.
De voordelen van dit systeem zijn legio:
- Minder papier (maar wie ontvangt nu eigenlijk nog enveloppes met papieren facturen? 🤔)
- Snellere communicatie want uitwisseling gebeurt elektronisch (UBL via PEPPOL portaal)
- Minder administratieve last
- Preboeking in een ERP systeem is makkelijker want geen OCR meer nodig, de data is immers al in een leesbaar formaat voor je ERP pakket
- Bedrijven die een consultancy/IT bedrijf onder de arm nemen, kunnen de kosten verbonden aan elektronisch factureren voor 120% in mindering brengen van de vennootschapsbelasting
- Uniformisatie van facturatie, al zeker binnen de EU (landen als bv. Portugal staan hier al wat verder in dan wij)
- …
Nadelen:
- Extra kost voor de ondernemingen
- Is mijn ERP pakket überhaupt klaar voor elektronisch factureren?
Microsoft investeert alvast via het gekende RCS (Regulatory Configuration Service) in bepaalde niches zoals een BTW calculatiemotor, elektronische rapportering en ook e-invoicing.
Wat wordt er ondersteund voor uitgaande facturen?
- E-invoicing in de formaten vereist door 12 landen (waaronder België)
- PEPPOL formaat
Wat wordt er ondersteund voor ingaande facturen?
- Import van elektronische bestanden, manueel dan wel via batch
- Uitlezen van mailboxen en import van bv. facturen in XML formaat (is dit het einde van OCR?)
Bijvoorbeeld een uitgaande factuur:
- D365 F&O lanceert een vraag naar RCS om een elektronische factuur te genereren.
- RCS zorgt voor de mapping en zal een elektronische factuur opleveren aan D365 F&O.
- D365 F&O stuurt de factuur (indien nodig) naar de lokale autoriteiten ter goedkeuring.
- De lokale autoriteit geeft een status terug dewelke varieert van een weigering tot een acceptatie en alles daartussen. De opvolging van deze status kan in D365 F&O gebeuren.
- De eindklant ontvangt zijn geattesteerde digitale factuur.
De bovenstaande werkwijze kan nu al worden opgezet in D365 F&O, je hoeft dus niet te wachten tot 31/12/2025. 😅